Принцип делегирования полномочий

Время – самый ценный и невосполнимый ресурс, его всегда не хватает, особенно руководителям. Ознакомившись с деятельностью успешных менеджеров, часто можно увидеть, что у них есть не просто свободная минутка посреди сложного рабочего дня. Они умудряются выделять время, чтобы спокойно поработать и даже немного отдохнуть. Секрета здесь нет. Правильное делегирование полномочий в организации позволяет снизить напряжение рабочего процесса и высвободить время руководителя для других целей.

Небольшая самопроверка

Выяснить, насколько хорошо человек способен передать часть своих обязанностей подчинённым, легко. Если руководитель загружен беспрерывно, а в офисе есть время на шутки, отдых и блуждание по интернету, стоит задуматься, платить ли сотрудникам за то, что менеджер делает сам. Их можно сократить или более рационально использовать.

При правильном делегировании полномочий руководителями их участие в процессе работы не уменьшается, зато высвобождается время на стратегическое планирование, встречи с партнёрами, досуг и, в конце концов, небольшой отпуск. Если предприятие работает, как слаженный механизм, руководитель спокойно может отдохнуть недельку, и это никак не отразится на результатах труда коллектива.

Принцип делегирования полномочий заключается не только в передаче части работы. Сотрудник должен взять на себя обязанности и ответственность за определённый фронт работ. Например, текущая деловая переписка. Её вполне можно поручить секретарю (ассистенту). При этом он будет сортировать письма, которые затем перенаправляются руководителю (крупные контракты, жалобы, повестки и т. д.). Причём некоторые из них можно сразу передавать в другие отделы, а менеджера – ставить в известность о происходящем, чтобы он при необходимости взял процесс под контроль, когда делегирование полномочий будет уже на достаточно высоком уровне.

На некоторые вопросы ассистент должен отвечать самостоятельно или передавать их дальше для решения, а затем – контролировать выполнение. Например, запросы или информация из налоговой в бухгалтерию и т. п.

Есть ещё несколько факторов, свидетельствующих о нерациональном управлении. Например, руководитель в полном объёме продолжает выполнять те же обязанности, которые были на него возложены до нового назначения, и у него меньше времени, чем у сотрудников, занимающих аналогичные по значимости посты.

Важно. Эффективное делегирование полномочий – это освободившееся время, а значит, здоровье, счастливая семья, успешное саморазвитие и рост бизнеса.

Внутренние препятствия в процессе делегирования полномочий

Каждому хочется освободить своё время, но не у всех это получается. Менеджеры, которые успешно справляются с дополнительными обязанностями, оказываются в тупике. Сказываются повышенный уровень ответственности и потребность в постоянном контроле выполнения возложенных на себя обязательств. При этом нередко возникают страхи и сомнения.

Всегда есть риск, что подчинённый сделает работу не лучшим образом, а это подорвёт репутацию менеджера, как часто бывает. Необязательно передавать сразу все обязанности, можно это делать поэтапно. Как в описанной выше ситуации с ассистентом, сначала доверить ему сортировку корреспонденции, потом – ответы на простые запросы и так далее. Причём передавать следующий участок можно, когда вы убедитесь, что подчинённый уже справляется с возложенными обязанностями и способен принимать рациональные решения без вашего надзора. Правильный инструктаж и контроль на стадии обучения убережёт персонал от ошибок.

Если вы выполняете какую-то работу лучше, чем другие люди, это не значит, что её должны делать только вы. В конце концов, если не делегировать какие-либо из своих полномочий и обязанностей, то рано или поздно вы погрязнете в рутине, у вас просто не останется времени на выполнение всех задач. Это приведёт либо к ухудшению качества труда, с последующим понижением или увольнением, либо к потере здоровья.

Нужно осознавать, что главная ответственность руководителя – это качественная работа подчинённых. Так вы не только освобождаете время, но и налаживаете функционирование предприятия (отдела) в отсутствие менеджера. Появляется понимание особенностей подчинённых, которое потом можно использовать для новых назначений, повышений и прочего.

Как это делается

Делегирование полномочий подчинённым – поэтапный процесс, который займёт время, может понадобиться до полугода для полного освобождения от возложенных на себя лишних обязанностей. Начинается всё со списка, как обычно. Нужно отмечать свои действия на рабочем месте – от приготовления утренней чашки кофе до проверки запертых после ухода сотрудников дверей. Любые мелочи!

Далее выбирается, какие обязанности можно передать прямо сейчас. Это может быть приготовление кофе, поход за почтой или вскрытие конвертов. При этом важно учитывать, что если какие-то действия имеют дополнительный смысл, улучшающий производительность, то их лучше оставить. Например, приготовление кофе, помогает настроиться на рабочий лад, а поход за почтой – приятная разминка на воздухе посреди дня. Не стоит оставлять эти действия, если они не столько приносят пользу, сколько становятся причиной неудобств. Поход на почту, может занять больше времени из-за очереди, так не лучше ли просто выделить 20–30 минут на прогулку, а за корреспонденцией послать человека, часы работы которого ценятся дешевле, чем у руководителя.

Следующий важный этап – написание инструкции. Руководитель фиксирует, что и как он делает. Можно указать, сколько это занимает времени. Необходимо объяснить, обозначенный период – это не цейтнот, а просто ориентировочные сроки. Ничего не случится, если подчинённый в них поначалу не будет укладываться.

Затем необходимо выбрать исполнителя. При этом очень важно отказаться от любых стереотипов. Возможно, сортировку документов стоит поручить отставному прапорщику в годах, склонному к порядку, а не креативной молодой сотруднице, которая везде рисует цветы. Необходимо продумать мотивацию, чтобы работник осознавал: другие так хорошо с этими обязанностями не справятся, как он.

При передаче задания руководитель самостоятельно читает инструкцию или даёт подчинённому с ней ознакомиться, после чего проверяет, насколько хорошо сотрудник осознал свои обязанности и необходимые для их осуществления действия. Затем некоторое время понадобится контролировать исполнение, пока не возникнет уверенность, что подчинённый справляется.

Рано или поздно обязанности, которые передаются в процессе делегирования полномочий, будут усложняться. Многие из них растянутся во времени, займут несколько этапов. Здесь очень важно не переусердствовать с контролем, но и не пустить всё на самотёк. Следите за ходом выполнения задания по отчётам, проверяйте после окончания каждый этап, периодически интересуйтесь, не возникли ли у подчинённого трудности, если нужно – помогите советом. Хвалите за успехи, но постарайтесь не превратиться в «гиперзаботливую мамочку», контролирующую каждый шаг ребёнка, в конце концов, ваши сотрудники – взрослые люди. Они, по крайней мере, научились переходить дорогу самостоятельно. Значит, смогут справиться и с более сложными задачами, если спокойно и внимательно подойти к их обучению, выявить слабые стороны и отправить на курсы при необходимости.